In adempimento alle previsioni di legge e nell’ottica di garantire correttezza e trasparenza nella conduzione della propria attività, RAMI SERVICE ha predisposto un sistema informatico di whistleblowing per la segnalazione di illeciti.
Il sistema consente di segnalare condotte illecite, violazioni normative, o comportamenti che infrangono il codice etico aziendale. Gli ambiti di segnalazione includono violazioni di leggi e regolamenti, discriminazione del personale, violazione di norme ambientali e di sicurezza sul lavoro.
Il Decreto Legislativo 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, prevede infatti che tutte le aziende con più di 50 dipendenti siano dotate di un canale interno di segnalazione di illeciti, cioè di un’apposita piattaforma informatica, che possa garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e della segnalazione stessa.
Il canale di whistleblowing di RAMI SERVICE, quindi è un canale interno e confidenziale per la segnalazione di condotte illecite, a disposizione di chiunque voglia segnalare situazioni rilevanti ai fini di legge o regolamenti interni.
Cosa segnalare con il sistema di Whistleblowing
La segnalazione deve riferirsi a inadempimenti normativi o regolamentari, inclusi
- Codice Etico
- Procedure interne
- Leggi
- RegolamentiAll’interno della piattaforma informatica scelta, RAMI SERVICE ha evidenziato 7 ambiti:
- Violazione leggi e/o regolamenti nazionali / europei
- Violazione procedure aziendali
- Violazione regolamenti aziendali
- Violazione norme ambientali
- Violazione norme sicurezza sul lavoro
- Utilizzo improprio di strumenti e/o attrezzature aziendali
- Discriminazione personaleVi è sempre la possibilità di selezionare la categoria “altro”.
Le segnalazioni che abbiano ad oggetto lamentele, richieste personali o, più in generale, circostanze non rilevanti ai fini di cui sopra, potrebbero non essere tenute in considerazione. Le segnalazioni devono essere rese in buona fede, circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, anche al fine di non disperdere l’efficacia dello strumento.
A seguito delle segnalazioni, l’Organismo di Controllo individuato da RAMI SERVICE condurrà indagini interne imparziali, proteggendo l’identità sia della persona che segnala l’illecito, sia della persona oggetto della segnalazione.
Come si effettua la segnalazione attraverso la piattaforma
Per facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:
- Software My Governance, quale canale di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa.
- Comunicazione verbale, previa richiesta di appuntamento da inviare all’indirizzo ALIAS whistleblowing@ramiservice.it, all’Organismo di Controllo.
Per procedere con la segnalazione attraverso la piattaforma dedicata:
- Accedere a questo link che riporta al canale whistleblowing di RAMI SERVICE, compilando il form e inserendo nome, cognome e un indirizzo e-mail personale (si prega di non utilizzare quello aziendale, come richiesto dal Garante Privacy).
- Seguire le istruzioni del VIDEO TUTORIAL disponibile qui
- La segnalazione verrà presa in gestione dall’Organismo di Controllo, che provvederà a effettuare le opportune verifiche garantendo e tutelando la riservatezza della persona che effettua la segnalazione e della persona oggetto della segnalazione
Garanzia di riservatezza e protezione delle segnalazioni
Per tutelare al massimo la persona che effettua la segnalazione e la persona oggetto della segnalazione (il “segnalante” e il “segnalato”) sono state adottate le necessarie misure di sicurezza. Indipendentemente dalla scelta operata dal “segnalante” di rendere una segnalazione in forma anonima o meno, viene garantita la riservatezza dell’identità di chi scrive e del contenuto della segnalazione attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, a eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, l’Organismo di Controllo di RAMI SERVICE mette in atto misure anti-ritorsione.
Alias a disposizione per informazioni
RAMI SERVICE ha attivato un indirizzo email ALIAS presidiato unicamente dall’Organismo di Controllo, per richieste di appuntamenti e di maggiori informazioni.